【摘要】幼兒園檔案管理具有特殊的管理價(jià)值和保存作用，但目前幼兒園甚至基層學(xué)校的檔案工作存在五個(gè)方面的問題較為突出，而且學(xué)校檔案的實(shí)用性、幼兒園檔案的特殊性與檔案主管部門和檔案館的要求相差甚遠(yuǎn)，形成了學(xué)校教育教學(xué)特別是幼兒教育業(yè)績評(píng)估與檔案管理工作兩張皮。
【關(guān)鍵詞】創(chuàng)建；資料；檔案管理；評(píng)估；作用
【Abstract】Kindergarten the management of the archives management has special value and the function of save， but the current kindergarten or primary school archives work of the five aspects of problems more outstanding， and the particularity of the practicability， kindergarten school file file with the competent department of archives and archives far， especially in early childhood education school education teaching performance assessment and file management of two pieces of leather
【Key words】Create； Data； File management； Assessment； role
學(xué)校檔案是學(xué)校管理的重要組成部分和重要資源。幼兒園的檔案管理更具有特殊的管理價(jià)值和保存作用，它不僅是一所學(xué)校貫徹黨的教育方針、培養(yǎng)全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)人才和加強(qiáng)行政管理、完成教育教學(xué)活動(dòng)的歷史反映，更是進(jìn)行幼兒保教、強(qiáng)化幼兒行為習(xí)慣的真實(shí)記錄和探索幼教規(guī)律、開展幼教科研、開發(fā)早期幼兒智力可靠依據(jù)。
一、當(dāng)前基層學(xué)校檔案工作普遍存在的問題
由于長期以來受到升學(xué)壓力和教育教學(xué)質(zhì)量考核評(píng)比等因素的影響，基層學(xué)校特別是各中小學(xué)和幼兒園的檔案管理工作處于邊緣化地位，硬件、軟件設(shè)施都顯得投入不足。從我市 2313 所中小學(xué)（公辦幼兒園392）看，檔案工作達(dá)標(biāo)的不足30%。
一是檔案意識(shí)淡薄。上至教育主管層面，下至一線教師、檔案管理員，都存在重教學(xué)、輕檔案的思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的重要性和必要性。二是檔案資料不全。除受學(xué)校硬件設(shè)施的制約外，很多學(xué)校都還是傳統(tǒng)做法，各科室、各位教師都各自為陣，將自己認(rèn)為有用的資料自行收集整理，不主動(dòng)移交，形成個(gè)案材料殘缺不全。三是檔案利用率不高。由于一線教師針對本地本學(xué)校在宏觀教育和微觀教學(xué)方面的研究沒有形成風(fēng)氣，教育科研舍近求遠(yuǎn)，甚至奉行拿來主義，一方面造成檔案信息資源開發(fā)不足，另一方面導(dǎo)致本校檔案信息被淡化。四是檔案管理措施滯后。特別是檔案管理制度不健全、缺少監(jiān)督制約機(jī)制，造成檔案錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失流失的現(xiàn)象較為普遍。五是規(guī)范與實(shí)用不統(tǒng)一。目前，學(xué)校檔案材料的收集整理、歸類保管很大程度上取決于教育教學(xué)有關(guān)部門的督導(dǎo)評(píng)估，與檔案管理部門的要求有一定差距，造成規(guī)范歸檔并不一定是有效查閱和方便使用的最終選擇。
二、學(xué)校檔案實(shí)際需要與檔案館規(guī)范要求不相適應(yīng)
按照檔案主管部門目前的要求，對學(xué)校檔案的界定是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一是在分類上，只分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、財(cái)會(huì)類等11大類；二是在目錄設(shè)置上，只明確設(shè)置了管理類、學(xué)籍類、教學(xué)類、校舍類等10個(gè)一級(jí)目錄，并可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行增加刪減；三是全宗號(hào)和代碼按照國際檔案管理范例進(jìn)行要求，采用兩個(gè)漢語拼音和數(shù)字編碼，如管理GL、教學(xué)JX-1。
這些一般性、一刀切要求，對規(guī)范學(xué)校檔案建設(shè)無疑有著權(quán)威的指導(dǎo)性作用，但從目前學(xué)校教育的普遍情況看，尚沒有一個(gè)學(xué)校的檔案能夠移交到檔案館，除了學(xué)校檔案普遍不能適應(yīng)檔案館的要求外，事實(shí)上更多的是檔案主管部門的要求與學(xué)校檔案的實(shí)際需要脫節(jié)，譬如，學(xué)校班級(jí)的某些個(gè)案教育教學(xué)、學(xué)生飲食行為、孩子生活起居記錄、后勤食堂、生活食譜編排等，都可能被視為不起眼的材料，不能進(jìn)入所謂規(guī)范檔案，所以，在整理、使用上，學(xué)校就只能以方便為目標(biāo)。
三、幼兒園檔案應(yīng)增加的分類項(xiàng)之我見
根據(jù)本人多年從事小學(xué)、幼兒園工作經(jīng)驗(yàn)看，學(xué)校檔案內(nèi)容在檔案主管部門和檔案館規(guī)定11個(gè)大類的框架下，收集整理幼兒園檔案可根據(jù)幼兒園的實(shí)際情況設(shè)置為保教檔案、保健檔案、聲像檔案、教科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、班級(jí)檔案、教師個(gè)人檔案、后勤保障檔案、食堂膳食檔案、孩子生活習(xí)慣檔案等12個(gè)子類。
在具體立卷上，可以根據(jù)教師日常工作查找方便、教育主管部門的督導(dǎo)要求和教育教學(xué)的一般規(guī)律，按其職責(zé)任務(wù)、個(gè)案特點(diǎn)形成分類卷宗。一是上級(jí)行政部門和教育主管部門頒發(fā)有關(guān)幼教的方針，政策、指示、決定等方面的文件材料；二是學(xué)校行政管理中形成的計(jì)劃、總結(jié)、考核，園務(wù)委員會(huì)產(chǎn)生的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、照片等文件材料；三是教職工代表大會(huì)形成的文件、主講人、所講的內(nèi)容、會(huì)議記錄、照片等；四是保教組形成的教學(xué)工作、師資管理、保育管理、科研課題、教育隨筆、植物園觀察記錄、幼兒戶外活動(dòng)時(shí)間的分配等文案材料；五是家長委員會(huì)文件形成的家長工作、會(huì)議記錄、問卷調(diào)查、家訪、隨訪、家長開放活動(dòng)、親子活動(dòng)等文案材料；六是保健組形成的環(huán)境衛(wèi)生、幼兒健康、膳食營養(yǎng)、晨檢、對肥胖幼兒的合理管理、安全工作的管理等文件材料；七是后勤組形成的設(shè)備、儀器、固定資產(chǎn)管理、材料報(bào)廢登記、采購物品的管理等材料；八是財(cái)務(wù)室形成的會(huì)計(jì)檔案、每年教育費(fèi)保育費(fèi)的收費(fèi)登記、幼兒生活費(fèi)的收支情況等記錄材料。 四、檔案管理在各種評(píng)估督查中應(yīng)注意的問題
2012年11月21至23日，我園順利通過了貴州省一類示范性幼兒園的初評(píng)，除了硬件方面的投入，軟件方面的完善尤其是檔案方面的健全也是不可忽視的。按照《貴州省幼兒園分類評(píng)估方案》，在具體評(píng)估中有下列值得注意的地方。
（一）資料說明要列入裝卷內(nèi)容。要掌握方案提出的各項(xiàng)指標(biāo)，對每一項(xiàng)指標(biāo)資料盡量說明清楚。如：在辦園條件―經(jīng)費(fèi)―1級(jí)指標(biāo)中，就要對近兩年經(jīng)費(fèi)收支情況、財(cái)務(wù)年度審計(jì)報(bào)表、年審報(bào)告與資料等檔案進(jìn)行說明。財(cái)務(wù)檔案可以按年度進(jìn)行劃分，但對于一些總結(jié)性、表格式的檔案，最好能附有原始記錄與分析進(jìn)行說明，如衛(wèi)生保健表格中的數(shù)據(jù)是如何計(jì)算出來，并根據(jù)什么原始材料計(jì)算出來的，都附在表格后。
（二）整理歸檔目錄要考慮到讓人一目了然，便于查找。每一個(gè)負(fù)責(zé)資料的人包括業(yè)務(wù)園長、保健醫(yī)生、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、檔案管理人員要對自己所分管的檔案要非常熟悉與了解，以便隨時(shí)解答專家組提出的問題。除了所準(zhǔn)備的文案檔案之外，還要提供音像資料、整理成冊的照片等檔案資料，要盡可能地讓評(píng)估組成員們在有限的時(shí)間里了解更多的教育、管理與發(fā)展情況。
（三）要符合《貴州省幼兒園分類評(píng)估方案》的分類要求。譬如隊(duì)伍建設(shè)資料中不能把所有教師的教師資格證、畢業(yè)證、普通話合格證、計(jì)算機(jī)合格證、獲獎(jiǎng)證書等裝成一卷，因?yàn)槊恳晃唤處熕〉玫某煽儾灰唬⒔處焸�(gè)人檔案，這既符合檔案管理的要求，也便于查找。
五、示范性評(píng)估對優(yōu)化幼兒園檔案工作的啟示
一是注重平時(shí)收集。除了要掌握檔案管理的一般性要求外，還要對《幼兒園工作規(guī)程》、《綱要》、以及《幼兒園評(píng)估方案》中的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行深入的理解與分析。通過對檔案資料的平時(shí)一點(diǎn)一滴積累，讓老師們有檔案收集的意識(shí)，將檔案收集任務(wù)落實(shí)到各班甚至落實(shí)到每一個(gè)人，切忌臨時(shí)補(bǔ)充檔案。
二是注重拓寬視野。每一項(xiàng)檔案資料除了準(zhǔn)備的文字資料以外，還要有相應(yīng)的照片附在資料的后面進(jìn)行說明，因?yàn)橛跋褓Y料往往比文字資料更有說服力。如關(guān)于我園的快樂體育活動(dòng)研討，除了有研討的內(nèi)容外（體育組自編的書），還要提供開展每一項(xiàng)活動(dòng)時(shí)的相片進(jìn)行說明，這樣更具有說服力。
三是注重統(tǒng)一規(guī)范。在立卷中要嚴(yán)格按照國家檔案館規(guī)定的統(tǒng)一規(guī)格，在未移交檔案館之前，不要固定，只裝訂成冊。為了便于一年一度的各種評(píng)估督查，可盡量使用活頁拉桿夾，以便最后按照檔案規(guī)范管理形成規(guī)范檔案。
四是注重立卷實(shí)用。盡管當(dāng)前學(xué)校檔案特別是幼兒園檔案完全沒有被檔案主管部門重視，但隨著時(shí)代的發(fā)展，家庭對孩子的歷史檔案提前的需求越來越強(qiáng)烈，如孩子生活檔案、衛(wèi)生保健檔案等等，都是便于家長查閱一個(gè)孩子成長過程的原始記錄，就要求我們在立卷上既要規(guī)范，同時(shí)也要實(shí)用。
五是注重科學(xué)創(chuàng)新。檔案管理工作是一件長期而細(xì)致的工作，檔案工作雖然有一個(gè)相對固定的要求，但隨著教育改革的深化，對檔案管理工作也提供了創(chuàng)新的空間。除了要吸收好的檔案管理方法外，還要樹立人人參與檔案收集與管理的意識(shí)，設(shè)立檔案資源庫，逐步實(shí)行電子化管理方式，推動(dòng)學(xué)校檔案科學(xué)化管理。
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