[摘要]幼兒園檔案是反映幼兒園工作和歷史的重要資料，其檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，幼兒園要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。但在多數(shù)幼兒園存在一些對(duì)檔案不重視的現(xiàn)象，對(duì)檔案工作造成一定不利的影響，本文旨在通過(guò)對(duì)檔案工作的一些問(wèn)題探討，提高幼兒園從上到下對(duì)檔案的重視程度，保證檔案的有效收集、管理和利用，能夠有效發(fā)揮應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：幼兒園檔案；檔案管理；檔案人；檔案制度
中圖分類號(hào)：G271
一、 幼兒園檔案的定義及范圍
按照傳統(tǒng)定義，幼兒園檔案應(yīng)該定義為“幼兒園在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”[1]。按照最新定義幼兒園檔案應(yīng)該是“幼兒園在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”[2]。幼兒園檔案按照其工作性質(zhì)主要包括黨政、行政、保教、保健、后勤、財(cái)務(wù)、基建、音響、教師業(yè)務(wù)、安全、精神文明建設(shè)等十幾個(gè)方面的內(nèi)容，涵蓋幼兒園工作的方方面面，它在一定程度上反映著幼兒園成長(zhǎng)變化的軌跡，包含歷代幼教人的辛勤工作和智慧結(jié)晶，是基礎(chǔ)性管理工作不可缺少的一部分，所以收集資料要全面細(xì)致，幼兒園開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)以及各部門所做的一些培訓(xùn)、考核、勞資、財(cái)會(huì)、基建、安全等日常工作，只要有保留價(jià)值的均列入存檔范圍，這樣才能全面真實(shí)地反映幼兒園的歷史。其中保教工作中包括親子開(kāi)放、運(yùn)動(dòng)會(huì)、節(jié)日聯(lián)歡、畢業(yè)典禮、對(duì)外交流等，事無(wú)巨細(xì)，從計(jì)劃、實(shí)施方案到總結(jié)評(píng)價(jià)等一律需要作為檔案收錄，這就需要檔案人員平時(shí)多留心，對(duì)幼兒園各項(xiàng)工作都能心中有數(shù)，最好記錄在案，在收集時(shí)才不至于忽略和遺漏。檔案工作對(duì)幼兒園發(fā)展有不可低估的作用，如果合理加以利用，能夠有效改進(jìn)工作形式，提高工作效率，為以后整個(gè)園所發(fā)展提供參考和依據(jù)。江澤民同志就曾說(shuō)，檔案工作看起來(lái)不起眼，但平時(shí)工作沒(méi)做好，用時(shí)悔之晚矣。
二、目前幼兒園檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題
1、硬件條件差，不利于檔案的保管與保護(hù)。
幼兒園檔案是再現(xiàn)園所重要事件的原始記錄，它是當(dāng)時(shí)時(shí)間直接形成的歷史，所以檔案的保存尤其重要。檔案的保管必須要有檔案室、檔案柜等物質(zhì)條件作保證，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案室要具備防火、防潮、防盜、防光、防蟲、防鼠、防塵、防污染八項(xiàng)要求。但幼兒園由于地方有限，一般不能保證專門檔案室，會(huì)將檔案與圖書、玩教具共存一室，不便于檔案的專門管理，一些需要保密檔案也存在不安全因素。即使有的幼兒園有檔案室，有時(shí)也不能達(dá)到相應(yīng)的要求，如放置滅火器、杜絕使用熒光燈防止紫外線對(duì)紙張破壞、定期投放鼠藥、設(shè)置雙層窗防止灰塵損害等；存放檔案的柜子應(yīng)該是設(shè)計(jì)科學(xué)、規(guī)格合適的檔案柜，盡量整齊劃一，便于檔案的存放與查閱，如果用別的質(zhì)地或用途的柜子存放，既不能合理利用空間，也不利于防火、防潮、防蟲等安全防護(hù)工作。
2、軟件不到位，不利于檔案的有效收集與整理。
檔案軟件包含檔案人和檔案制度兩個(gè)方面。
先談人的因素，檔案人就是指檔案的收集者、整理者、保管者，一般是幾人分擔(dān)這一角色，檔案人首先要具備堅(jiān)定正確的政治方向、要具備極強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神和責(zé)任意識(shí)，能深入實(shí)際，全面掌握真實(shí)的第一手資料。還要具備較高的專業(yè)文化理論素質(zhì)，檔案學(xué)和相關(guān)知識(shí)，較強(qiáng)的文字表達(dá)能力；檔案管理包括收集、整理、立檔、歸檔、利用等環(huán)節(jié)，只有具備扎實(shí)的基本功，才能做到科學(xué)立檔、環(huán)環(huán)相扣。幼兒園檔案管理人員一般由其他崗位人員兼任，一是缺乏專業(yè)知識(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。在鑒別、收集、整理過(guò)程中容易形成排序錯(cuò)誤、格式不正確、資料不完善或混訂等現(xiàn)象；二是缺乏相應(yīng)條件，檔案工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則繁瑣，每一卷檔案的形成都要經(jīng)過(guò)立卷、組卷、編頁(yè)碼、裝訂、編目錄、拓章、標(biāo)封皮等十幾道工序，屬于費(fèi)時(shí)費(fèi)力又費(fèi)心的細(xì)致活，大部分人員而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，檔案分類、裝訂等階段尤其需要安靜、免打擾的環(huán)境和相對(duì)充裕的大段時(shí)間，如果工作經(jīng)常被打斷，就不能保證思維連續(xù)性和流程正確性。
再談制度的因素。幼兒園檔案制度應(yīng)該包括檔案收集制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度等，這是幼兒園檔案管理應(yīng)有的的規(guī)范，目前在幼兒園對(duì)檔案缺乏應(yīng)有的制度管理，造成幼兒園檔案管理工作的不完善。例如對(duì)一些保密性檔案（如會(huì)議記錄）規(guī)定借閱人范圍，檔案室應(yīng)該配備借閱登記本，對(duì)查閱、借用檔案者一律進(jìn)行登記，認(rèn)真填寫借閱人、借閱時(shí)間、借閱案卷，并規(guī)定歸還日期，逾期不還的要及時(shí)催要等。
3、重視程度不夠，不利于檔案的合理借鑒與利用
多數(shù)幼兒園還沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案的重要意義，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是裝訂、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還有的認(rèn)為檔案整理就是為了應(yīng)付檢查，歸檔就是檔案管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，“檔案就是在檔案柜里沉睡的資料”，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。這就使檔案收集缺乏應(yīng)有的積極配合，一些資料長(zhǎng)時(shí)間散落在各部門、個(gè)人手中，不能及時(shí)形成案卷入檔。這種認(rèn)識(shí)也令檔案失去了其最本質(zhì)的意義。檔案不是故紙堆，它蘊(yùn)藏著豐富的多項(xiàng)資源，對(duì)幼兒園重大事項(xiàng)決策、重要問(wèn)題查閱、園志編寫等工作都有著不同尋常的意義，應(yīng)該有效利用檔案信息資源，通過(guò)對(duì)檔案閱讀、管理、分析，用足、用活、用好檔案，有效地借鑒、活化檔案，使其重?zé)ü獠剩瑸閹椭椭笇?dǎo)幼兒園更好更快地發(fā)展服務(wù)。
三、對(duì)策：
首先，全園從上到下都要統(tǒng)一對(duì)檔案的重視態(tài)度，加大宣傳力度，建立方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)的檔案制度，了解檔案的重要性和必要性，提高關(guān)注程度，加大對(duì)檔案收集整理的配合度和支持度。
其次，提高對(duì)檔案人培訓(xùn)力度，加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和工作能力，使其樹(shù)立正確科學(xué)的檔案意識(shí)，忠于職守，保證檔案的科學(xué)性、美觀性、實(shí)效性。作為檔案工作人員，要注重不斷學(xué)習(xí)提高自身專業(yè)水平，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。關(guān)注檔案局或是教育局關(guān)于幼兒園檔案工作的新要求，為不斷進(jìn)步發(fā)展的幼兒園提供有利的借鑒資源。
再次，加大對(duì)檔案工作的資金投入，硬件配置盡量符合要求和標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查，加強(qiáng)各項(xiàng)防護(hù)措施，保證檔案的安全存放，防止損壞。另外，應(yīng)該借助一些先進(jìn)的信息收集和儲(chǔ)存模式，如計(jì)算機(jī)輔助保存、光碟壓縮存放占用空間大的照片等。
幼兒園檔案是一條強(qiáng)有力的紐帶，它可以將流水的時(shí)光凝固，將豐富多彩的園所活動(dòng)凝結(jié)成一份份可閱的資料，它沉淀了歷史的塵埃，是厚重的，但如果沒(méi)有浸潤(rùn)到應(yīng)有的責(zé)任與愛(ài)護(hù)，它又是極其脆弱的。幼兒園上下都應(yīng)該保持對(duì)檔案工作應(yīng)有的重視，形成合力，促進(jìn)幼兒園檔案工作的長(zhǎng)效發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
1、 中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》
2、《檔案學(xué)概論》馮惠玲張輯哲，中國(guó)人民大學(xué)出版社2001-6
3、《檔案管理手冊(cè)》主編：張開(kāi)顏張珂陜西旅游出版社
【淺談?dòng)變簣@檔案管理存在的幾個(gè)問(wèn)題】相關(guān)文章：
• 蹲下身子設(shè)計(jì)出來(lái)的幼兒園
• 淺談開(kāi)展幼兒園禮儀教育的措施
• 幼兒園數(shù)學(xué)教學(xué)實(shí)踐探析
• 淺談?dòng)變簣@文明禮儀教育的途徑B
• 幼兒園戲劇性游戲的開(kāi)展
• 幼兒園保育質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)綜述
• 探索幼兒園蒙氏教育
• 幼兒園課程決策力提升方略初探
• 幼兒園區(qū)域游戲的教師指導(dǎo)策略
• 高校學(xué)前教育專業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)策
• 幼兒園生態(tài)體驗(yàn)教育研究
• 試談如何做好幼兒園班級(jí)管理工作
